Sprawna organizacja konferencji jest dużym wyzwaniem, szczególnie jeżeli ktoś będzie to robił po raz pierwszy. Co prawda wielu osobom może się wydawać, że nie ma w tym nic trudnego, lecz zmieniają oni zdanie jak tylko muszą się tym zająć. A do organizacji będzie naprawdę dużo, zapomnieć nie można nawet o najmniejszych rzeczach, jakie stać się mogą powodem klęski w organizacji. Najważniejsze powinno być znalezienie właściwej sali, na jakiej będzie organizowane całe wydarzenie.

pokój
Autor: Uetliberg
Źródło: http://www.flickr.com

W największych miastach takich jak Kraków, Warszawa albo Łódź nie będzie z tym żadnego problemu, bo w większości hoteli wynająć można jakieś pomieszczenia, lecz niektórzy będą woleli zorganizować wszystko w spokojnej okolicy, w jakimś przyjemnym hotelu daleko od miasta. Podczas wybierania sali trzeba mieć na uwadze kilka ważnych czynników. Na pewno bardzo istotne jest jej położenie, dobrze żeby był tam prosty dojazd i duża liczba miejsc do zaparkowania. Koniecznie należy się też przyjrzeć jej wyposażeniu – bo od tego właśnie będzie zależało, jak czuć się będą goście i prowadzący.

Dobrze wybrana sala konferencyjna powinna pomieścić wszystkich gości, których się zaprasza (na tej stronie), ale nie będzie za duża, bo wtedy może się okazać, że atmosfera ulegnie rozprężeniu. Niezwykle istotna będzie wygoda – tu sprawdzić trzeba biurka, krzesła i resztę mebli, jeśli konferencja miałaby trwać nieco dłużej to dobre krzesła są niezwykle ważne. Następie do ocenienia będzie infrastruktura techniczna, czyli projektowa, rzutnika albo systemu nagłośnieniowego, może się też przydać nieograniczony dostęp do sieci internetowej, bo coraz więcej gości może tego potrzebować.

Przy trwających dłużej spotkaniach powinno się także pomyśleć o jakimś cateringu, głodni goście z pewnością nie będą się skupiali na słuchaniu prelegentów. Jeśli miejscem zorganizowania będzie hotel w Łodzi, dla przykładu dworgiemzow.pl, to można od razu pozbyć się problemu jakiś noclegów dla gości z dalszej okolicy – po prostu można będzie zarezerwować określoną ilość pokoi, które można będzie przeznaczyć dla uczestników.